Quy trình mẫu

Quy trình mẫu

Quy trình tiếp nhận nhân sự mới

Quy trình onboarding giúp tiếp nhận nhân sự mới và tự động tạo các đầu việc chuẩn bị (nhân sự, tài nguyên, hành chính), sau đó xác nhận onboarding.

1. Tiếp nhận nhân sự mới (Điểm kích hoạt - Khi biểu mẫu được gửi): Khởi tạo quy trình khi có biểu mẫu tiếp nhận nhân sự mới được gửi và tạo dữ liệu đầu vào cho toàn bộ luồng.
2. Chuẩn bị nhân sự (Kết hợp với con người - Tạo nhiệm vụ): Tạo nhiệm vụ để bộ phận nhân sự tạo tài khoản mới, cấp quyền
3. Chuẩn bị tài nguyên (Kết hợp với con người - Tạo nhiệm vụ): Tạo nhiệm vụ cho nhân sự mới tự nhập thông tin cơ bản
4. Lưu thông tin (Danh mục - Lưu bản ghi): Lưu thông tin được nhập bởi người dùng vào kho tri thức

Chi tiết từng bước xây dựng workflow

1. Vào Quy trình -> mở workflow onboarding -> chọn tab Thiết kế.

2. Ở canvas, bấm nút Thêm giai đoạn (hoặc dấu +) để mở panel Thư viện Giai đoạn bên phải.

3. Lấy node số 1: Khi biểu mẫu được gửi

   • Trong Thư viện Giai đoạn, chọn nhóm Điểm kích hoạt.

   

   • Bấm node Khi biểu mẫu được gửi.

   

   • Trên canvas, bấm vào node vừa tạo và đổi tên thành Tiếp nhận nhân sự mới bằng nút Chỉnh sửa.

   

   • Bấm Cấu hình để điền các tham số và tạo trường biểu mẫu tối thiểu :

     • Tham số

     

     • Đầu vào

     

     • Họ và tên ứng viên: STRING
     • Email cá nhân: STRING

     

4. Lấy node số 2: Tạo nhiệm vụ (lần 1)

   • Tại cạnh phải node Tiếp nhận nhân sự mới, bấm dấu + trên nhánh nối.

   

   • Panel Thư viện Giai đoạn mở lại, chọn nhóm Kết hợp với con người.

   

   • Bấm node Tạo nhiệm vụ.

   

   • Bấm node vừa thêm, đổi tên thành Nhiệm vụ tạo tài khoản.

   • Điền sơ bộ tham số

     • Tiêu đề nhiệm vụ
     • Mô tả công việc
     • Người thực hiện
     • Hạn xử lý

   

   • Thêm đầu ra, tức là form điền biểu mẫu cho người dùng khi thực hiện nhiệm vụ:

   

5. Lấy node số 3: Tạo nhiệm vụ (lần 2)

   • Tại cạnh phải node Nhiệm vụ tạo tài khoản, bấm dấu + như ở trên để tạo

   • Trong nhóm Kết hợp với con người, bấm lại node Tạo nhiệm vụ.

   • Đổi tên node mới thành Nhập thông tin nhân sự.

   • Điền sơ bộ:

     • Tiêu đề nhiệm vụ
     • Mô tả công việc
     • Người thực hiện
     • Hạn xử lý

   • Lưu ý: Nếu muốn truyền người dùng là đầu ra của node trước, ví dụ là Nhân viên của stage trước tức thì chuyển sang icon {} để truyền biến như trong ảnh dưới đây.

   

   

   

   • Thêm đầu ra, tức là form điền biểu mẫu cho người dùng khi thực hiện nhiệm vụ:

   

6. Lấy node số 4: Lưu bản ghi vào danh mục

   • Tại cạnh phải node Nhập thông tin nhân sự, bấm dấu +.

   • Trong Thư viện Giai đoạn, chọn nhóm Danh mục.

   

   • Bấm node Lưu bản ghi vào danh mục.

   

   • Đổi tên node thành Lưu bản ghi vào danh mục.

   • Điền sơ bộ:

     • Chọn Danh mục muốn lưu thông tin nhân sự

     

     • Vào phần Ánh xạ trường để chuyển những biến input và output của các bước (stage) trước vào nội dung bản ghi hoặc một giá trị tự nhập từ người dùng.

     

     

     Lưu ý: Bắt buộc phải có Unique_ID tức là cột đầu tiên.

     • Thao tác: Tạo mới hoặc cập nhật

     

7. Kiểm tra thứ tự node trên canvas đúng như sau:

   • Khi biểu mẫu được gửi -> Tạo nhiệm vụ -> Tạo nhiệm vụ -> Lưu bản ghi vào danh mục

8. Bấm Lưu workflow.

9. Bấm Thực thi giai đoạn từng node để test sơ bộ, sau đó bạn điền chi tiết từng trường.

   

Chi tiết khi chạy workflow

1. Bấm Thực thi giai đoạn ở node Khi biểu mẫu được gửi.

2. Điền thông tin biểu mẫu gửi đi và ấn Bắt đầu

3. Check thông báo gửi nhiệm và click vào để tới tab Công việc để thực hiện.

4. Chọn nhiệm vụ để để thực hiện khi trạng thái Đang chạy của workflow.

5. Điền thông tin biểu mẫu của nhiệm vụ tương ứng với đầu ra đã xây dựng từ đầu ở node Tạo tài khoản

6. Sau khi điền thành công thì node Nhập thông tin cơ bản sẽ khởi chạy vào gửi nhiệm vụ tới người được chọn ô Nhân viên bước 6.

7. Người được gửi thông báo click vào dòng thông báo sẽ chuyển tới ô nhiệm vụ để điền thông tin cơ bản ở form biểu mẫu.

8. Điền thông tin theo form.

9. Thông tin sau khi điền sẽ được lưu trong danh mục của kho tri thức.

10. Ngoài ra có thể kiểm tra tiến trình thực thi của quy trình tại tab Thực thi.

11. Click vào sẽ thấy tiến trình nào thành công, tiến trình nào bị lỗi.