Quản lý danh mục - Cấu hình

Trường dữ liệu

• Sắp xếp: Kéo thả biểu tượng 6 chấm để đổi thứ tự trường.
• Thao tác: Chỉnh sửa, Tạo mã định danh tự động, Định dạng có điều kiện, Xóa.
• Trường Mã định danh mặc định không thể xóa.

Thêm trường mới

Thủ công

1. Tại tab Cấu hình, bấm Thêm trường.

2. Nhập thông tin:
   • Tên trường (*)
   • Loại dữ liệu (*)
   • Giá trị mặc định
   • Bắt buộc
   • Mô tả

3. Bấm Tạo mới và thông báo thành công

Import Excel

• Lưu ý: Thêm trường mới nên là không import lại file đã có các trường dữ liệu cùng tên cũ, gửi file Excel với tên trường mới hoàn toàn tránh lỗi

1. Tại tab Cấu hình, bấm Nhập từ Excel.

2. Chọn file Excel phù hợp với các trường mới.

3. Chỉnh sửa tên trường và loại dữ liệu.

4. Xem trước dữ liệu và chọn tùy chọn

5. Thành công khi các trường được thêm vào như hình dưới đây.

Chỉnh sửa trường

1. Mở menu ... của trường và chọn Chỉnh sửa.

2. Cập nhật các thông tin được phép bao gồm mô tả, giá trị mặc định và options (đối với loại dữ liệu Lựa chọn và Lựa chọn nhiều).

3. Bấm Cập nhật.

Xóa trường

1. Mở menu ... và chọn Xóa.

2. Xác nhận thao tác.

Định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện dùng để thay đổi cách một ô dữ liệu được hiển thị khi thỏa điều kiện đã cấu hình. Mục này giúp người dùng cuối nhìn vào danh sách là hiểu nhanh bản ghi nào cần chú ý, khác thường hoặc đang ở trạng thái đặc biệt.

Các thay đổi có thể nhìn thấy trên UI:

• Đổi màu chữ.
• Đổi màu nền.
• Hiển thị chữ đậm, nghiêng, gạch chân.
• Có thể áp dụng cho một trường cụ thể hoặc tất cả các trường.

Người dùng cuối cần hiểu:

• Đây là thay đổi cách nhìn, không làm thay đổi giá trị dữ liệu gốc.
• Một ô chỉ đổi kiểu khi dữ liệu của bản ghi thỏa điều kiện đã đặt.
• Nếu nhiều quy tắc cùng khớp, hệ thống ưu tiên quy tắc có độ ưu tiên cao hơn.
• Quy tắc áp dụng cho tất cả các trường có thể được hiển thị trước, nhưng quy tắc riêng của từng trường vẫn có thể ghi đè cách hiển thị của chính trường đó.

Ví dụ dễ hiểu:

• Số lượng < 10 thì nền ô chuyển đỏ nhạt để báo sắp hết hàng.
• Trạng thái = Hoàn tất thì chữ chuyển xanh để người xem nhận biết nhanh.

Các bước thực hiện:

• Vào tab Cấu hình và chọn Thêm trường ở ô Định dạng có điều kiện.

  

• Chọn 1 trường bất kỳ để định dạng.

  

• Xét điều kiện định dạng và kiểu định dạng như màu chữ, nền, kiểu chữ.

  

• Sau khi xét định dạng sẽ có kết quả như hình dưới đây.

  

Ràng buộc hiển thị

Ràng buộc dùng để kiểm tra dữ liệu có đang vi phạm quy tắc nghiệp vụ hay không. Khác với định dạng có điều kiện, phần này mang ý nghĩa cảnh báo hoặc ngăn lưu dữ liệu tùy mức độ cấu hình.

Người dùng cuối sẽ thấy trên giao diện:

• Ở bảng dữ liệu, ô có vấn đề sẽ hiện biểu tượng cảnh báo.
• Khi di chuột vào biểu tượng cảnh báo, hệ thống hiển thị nội dung giải thích.
• Cảnh báo này được tính theo dữ liệu hiện có của từng bản ghi nên có thể thay đổi khi người dùng sửa dữ liệu.

Ý nghĩa thực tế:

• WARNING: dữ liệu có dấu hiệu chưa đúng mong muốn, người dùng nên kiểm tra lại.

• ERROR: dữ liệu vi phạm quy tắc nghiêm trọng hơn và có thể không được chấp nhận khi lưu hoặc khi áp dụng cấu hình.

Ví dụ dễ hiểu:

• Ngày kết thúc không được nhỏ hơn Ngày bắt đầu.
• Số lượng tồn không được âm.
• Nếu Trạng thái = Đã duyệt thì Người duyệt không được để trống.

Các bước thực hiện:

• Vào tab Cấu hình và chọn Thêm trường ở ô Ràng buộc.

  

• Chọn 1 trường bất kỳ để định dạng.

  

• Chọn mức độ là Lỗi(không cho lưu) hoặc Cảnh báo(cho phép lưu).

  

• Xét chế là Cơ bản(so sánh hoặc kiểm tra tồn tại) hoặc Công thức Excel.

  

• Xét khi nào bắt nào mới kiểm tra ràng buộc (Không có mặc định luôn có ràng buộc).

  

• Xét ô cần thông báo và cài đặt thông báo.

  

• Ví dụ thực tế xét là : Khi Chỉ có ngày sinh = 0 thì Ngày sinh không được để trống.

  

• Kết quả

  

Cách hiểu nhanh trên giao diện

• Ô đổi màu/đổi kiểu chữ: dữ liệu đang thỏa định dạng có điều kiện.
• Ô có biểu tượng cảnh báo: dữ liệu đang chạm ràng buộc và hệ thống muốn người dùng kiểm tra lại.
• Không lưu được cấu hình ràng buộc mới: thường do dữ liệu hiện tại trong danh mục đã có bản ghi vi phạm quy tắc mức nghiêm trọng.
• Trường có dấu *: là trường bắt buộc.
• Trường Mã định danh có thể bị khóa nhập tay khi bật Tạo mã định danh tự động, vì hệ thống sẽ tự sinh giá trị.

Phân quyền danh mục

Các mức quyền:

• Chủ sở hữu: Xem, sửa, xóa, quản lý phân quyền.
• Toàn quyền: Xem, sửa, xóa, quản lý phân quyền.
• Xem: Chỉ xem.
• Chỉnh sửa: Xem và sửa.
• Giới hạn: Chỉ xem/sửa theo phạm vi lát cắt được cấp.

Cấp quyền

1. Vào tab Cấu hình và kéo xuống dưới.

2. Mở biểu tượng phân quyền.

3. Chọn người dùng và loại quyền.

4. Bấm Cấp quyền.

Quyền giới hạn theo lát cắt

• Dùng để giới hạn trường thông tin cho một số người, phòng ban chỉ nhìn được trường cấp phép.

1. Bấm Tạo lát cắt.

2. Chọn cột hiển thị và điều kiện lọc.

3. Vào mục Giới hạn để cấp quyền.

4. Gán lát cắt cho người dùng với quyền Xem hoặc Chỉnh sửa.

5. Bấm Cấp quyền.

Thu hồi quyền

1. Di chuột vào avatar người dùng trong danh sách phân quyền.

2. Bấm dấu x.

3. Xác nhận thu hồi.